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Warum eine Individualsoftware entwickeln lassen günstiger sein kann als Sie glauben!

„Was kostet es, sich eine Individualsoftware entwickeln zu lassen?“ ist eine der häufigsten ersten Fragen, die wir von Interessenten gestellt bekommen. Als erfahrenes Softwarehaus können wir zwar auf viele Jahre Projekterfahrung zurückblicken, aber auch wir können diese Frage nicht pauschal und sofort beantworten. Trotzdem möchten wir in unserem heutigen Beitrag genauer darauf eingehen, was eine individuelle Softwareentwicklung kostet, warum sie günstiger sein kann als die Implementierung von Standardsoftware und worauf es bei Ihrer Projektgestaltung ankommt.

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Wann ist eine Individualentwicklung sinnvoll?

Für eine individuelle Softwareentwicklung sind Anforderung, Art und Umfang der zu entwickelnden Anwendung entscheidend. Eine kleine Applikation, die zur reinen statischen Datensammlung genutzt werden soll, ist selbstverständlich günstiger und einfacher herzustellen, als beispielsweise eine umfangreiche Prozesssteuerungssoftware.

Die Frage, ob für Ihre Anforderung eine Individualentwicklung in Frage kommt, oder sogar das sinnvollste Szenario ist, kann man sich mit Hilfe von drei einfachen Fragen beantworten:

1. Gibt es eine Markt-Lösung, die exakt mein Problem löst?

Um diese Frage beantworten zu können, müssen Sie die genauen Anforderungen kennen. Bereits hier raten wir zu einer Beratung durch erfahrene Spezialisten. Wer das Anforderungsmanagement und vor allem die Welt der Softwarearchitektur nicht kennt, entscheidet sich schnell für die falsche Lösung, die das Problem dann doch nicht löst. So eine Beratung ist in der Regel nicht kostenfrei – die Alternative ist, sich tief einzulesen – das wiederrum kostet Ihre Zeit als Unternehmer oder Abteilungsleiter. Eine Individualsoftware entwickeln lassen ist ein Prozess, der von der Beratung, über das Anforderungsmanagement, die Implementierung und Schulung der Mitarbeiter bis hin zu Wartung, Anpassung an Kundenwünsche und Support maßgeschneidert zu Ihrem Auftrag passt. Die Vorbereitungszeit und umfassende Projektberatung kalkulieren seriöse Anbieter von Individualsoftware von vornherein mit ein und entlasten Sie dadurch.

2. Habe ich Zeitdruck für die Implementierung?

Das Schwierigste an der Beschaffung von Softwarelösungen ist nicht das Angebot auf dem Markt. Es ist immer die Implementierung im Unternehmen, die eine Herausforderung darstellt. Standardsoftware, also fertige Applikationen, die nur lizenziert werden müssen, scheinen auf den ersten Blick schneller einsatzbereit zu sein, als zuerst durch den Prozess einer Individualentwicklung zu gehen. Nachteil ist aber, dass die Prozesse den Möglichkeiten der Software angepasst werden müssen und nicht umgekehrt. Dies kann ein viel größerer Zeitfaktor werden, als wenn die individuelle Entwicklung sich von vornherein an die Prozesse und Ressourcen des beauftragenden Unternehmens anpasst.

3. Möchte ich die volle Kontrolle über Daten und Kosten?

Internationale Softwareanbieter, allen voran Microsoft, bieten umfassende, vernetzte und immer dynamischere Applikationen an. Zugriff von überall via Cloud, Einwahl aus dem Homeoffice oder das digitale Archiv, bieten großartige Möglichkeiten der Digitalisierung und Flexibilisierung unserer Arbeit. Aber mit den großen Möglichkeiten kommen auch große Gefahren durch Datenlecks, Hacker und unsichere Rechtslagen. Mehr und mehr Unternehmer erkennen, dass eine selbst gehostete Software die volle Kontrolle über Ihre Firmendaten sicherstellt. Eine Individualsoftware kann den Spagat zwischen Datensicherheit (DSGVO und Co) und flexiblem Zugriff in einem Rahmen leisten, der genau zu Ihrer Sicherheitsanforderung passt. Kostenkontrolle ist ein weiterer sehr wichtiger Punkt bei der Softwarebeschaffung. Hier kann das Individualsoftware entwickeln lassen punkten: sind die Kosten einer Standardapplikation oft an Nutzerzahl, Datenraten oder mit Jahreslizenzen nicht direkt transparent, haben Sie bei einer Individualentwicklung von vornherein den Überblick über alle Positionen, von der Erstberatung bis hin zur (evtl. notwendigen) Anpassung der IT Landschaft.
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Also: Wie kann Individualsoftware entwickeln lassen günstiger sein als sich eine Software zu kaufen?

Den größten Kostenfaktor eines Unternehmens, egal ob KMU oder Konzern, stellen fast ausnahmslos die Arbeitskräfte dar. Deren Zeiteinsatz soll in den meisten Fällen durch den Einsatz entsprechender Software optimiert werden. Eine individuelle Lösung geht nicht nur auf die technischen Anforderungen ein. Bei einer guten, maßgeschneiderten Softwareentwicklung, geht es vor allem um die Menschen, die nachher mit dieser Software arbeiten. Deren Zeit ist es auch, um die es letztlich bei der Entscheidung zwischen Standardsoftware und Individuallösung geht. Gibt es für exakt Ihr Problem eine Standardlösung, können sie sich die Frage stellen, ob Ihre Mitarbeiter*innen diese schnell implementieren und damit produktiv arbeiten können. Wenn die Antwort ja ist – dann ist die Standardlösung wahrscheinlich Ihr Weg.

Meist bilden Standardlösungen aber ein viel zu großes Spektrum von Funktionen ab. Die Kosten für Funktionen überwiegen den Nutzen und es kann Jahre dauern, bis Ihre Mitarbeiter*innen produktiv damit arbeiten. Das Ziel des Softwareeinsatzes wird nicht selten deshalb verfehlt, weil die Applikation überhaupt nicht so genutzt wird, wie gedacht.

An dieser Stelle kann es sich lohnen, einen zweiten Blick auf die Thematik Individuelle Software entwickeln lassen zu werfen: Denn gerade bei der Individualentwicklung lassen sich im Bereich Schulung und Implementierung viele Mitarbeiterstunden sparen. Oft amortisieren sich die Kosten auch schnell, denn wird die Software so eingesetzt, wie geplant, spart sie auch wertvolle Ressourcen ein.

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